W wielu branżach i zawodach, a szczególnie w tych związanych z transportem, spedycją czy też logistyką delegacje krajowe, jak i zagraniczne to chleb powszedni. Co więcej, jak wynika z raportu Deloitte, około 20% wszystkich delegatów do państw Unii Europejskiej stanowią Polacy! W jakim celu zatem wyjeżdżamy w delegację? Zazwyczaj w celach szkoleniowych, projektowych czy też uzupełniając niedobory kadrowe w innych oddziałach firmy, do której należymy.

Temat delegacji, a szczególnie ich rozliczeń jest jednak bardzo złożony i często stanowi temat wielu pytań. Dotyczy to zarówno osoby delegowanej, jak i pracodawcy czy też działu kadr. Dlatego też poniżej postaramy się przybliżyć temat rozliczania delegacji, a także wspomnimy, dlaczego w tym celu mogą przydać się tachografy cyfrowe.

Czym jest delegacja krajowa?

O delegacji krajowej mówimy w momencie, gdy pracownik odbywa podróż na terenie kraju i jest ona związana z obowiązkami zawodowymi. Szczegóły definicji znajdują się w Kodeksie Pracy, konkretnie w art. 77. To właśnie w tym artykule opisane są czynności, jakie pracownik może wykonywać na zlecenie pracodawcy, poza miejscowością, w które znajduje się siedziba firmy, gdzie na co dzień pracuje osoba oddelegowana.

Podczas takiej podróży pracownikowi przysługuje należność na pokrycie kosztów związanych z wyjazdem. W związku z tym mamy do czynienia z trzema głównymi warunkami, jakie musi spełniać wyjazd określany jako delegacja. Zaliczamy do nich:

  • Obowiązki realizacji zadań służbowych,
  • Konieczność zlecenia wyjazdu przez przełożonego,
  • Związek z realizacją zadania poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy.

Warto także nadmienić, że delegacja nie dotyczy pracowników, którzy na co dzień pracują w terenie i przemieszczają się między wieloma miejscowościami. Delegacja dotyczy więc wyłącznie osób, które standardowo pracują stacjonarnie.

Czym różni się podróż służbowa od delegacji służbowej?

Przed omówieniem szczegółów związanych z rozliczaniem delegacji, warto także od razu wyjaśnić istotne różnice pomiędzy podróżą służbową a delegacją.

Zgodnie z art. 775 § 1 kodeksu pracy, podróż służbowa występuje, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki poza swoim standardowym miejscem pracy, działając na polecenie pracodawcy. W takiej sytuacji przewidziane są przepisy umożliwiające pracownikowi ubieganie się o zwrot poniesionych kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróż służbowa zwykle jest incydentalnym wydarzeniem, trwającym krótko, stanowiącym jednorazowe odstępstwo od codziennych obowiązków zawodowych pracownika. Z kolei delegacja to określona sytuacja, która zakłada zmianę miejsca pracy na dłuższy okres. Miejsce wykonywania obowiązków nie jest w tym przypadku istotne, istotne jest raczej to, że nie jest to miejsce stałego wykonywania pracy.

Dlaczego rozróżnienie między podróżą służbową a delegacją ma znaczenie? Otóż podróż służbowa daje pracownikowi możliwość uzyskania zwrotu poniesionych kosztów oraz tzw. diety, zależnie od podejmowanych czynności podczas podróży. Natomiast oddelegowanie pracownika w inne miejsce pracy nie zobowiązuje pracodawcy do zwrotu jakichkolwiek kosztów. Warto jednak zaznaczyć, że często firmy w swoich wewnętrznych przepisach traktują pracowników oddelegowanych na równi z osobami odbywającymi podróż służbową, co dotyczy również warunków zwrotu kosztów.

Jak długo może trwać delegacja służbowa?

Jak mogliśmy przeczytać w poprzednim akapicie, delegacja służbowa różni się ze względu na czas jej trwania od podróży służbowej. Ile jednak może ona wynosić? Niestety, żadne przepisy dotyczące delegacji krajowych czy też zagranicznych nie odnoszą się do wymiaru czasu. Wynika więc z tego, że musimy w takich przypadkach polegać na dotychczasowych interpretacjach organów podatkowych.

Mówią nam bowiem one, że podróż służbową uznaje się za wyjazd poza miejsce świadczenia codziennej pracy, jeśli trwa nie dłużej niż trzy miesiące. Jeśli przekroczymy ten czas, to wyjazd może zostać uznawany za delegację służbową.

W tym miejscu obok czasu spędzonego poza biurem, warto także spojrzeć na zapisy w umowie o pracę. W przypadku delegacji służbowej, musimy przede wszystkim uzyskać od pracodawcy zgodę na taką formę pracy. Ważnym elementem jest ponadto sporządzenie stosownej umowy przed wyjazdem, która będzie wyznaczała, chociażby zmianę warunków pracy czy wynagrodzenia.

Rozliczenie delegacji służbowych – wzór

Proces rozliczania delegacji służbowych, które w gruncie rzeczy są podróżami służbowymi, wymaga zebrania odpowiednich informacji. W tym celu powinniśmy zanotować takie informacje, jak:

  • dane personalne pracownika,
  • stanowisko pracownika,
  • cel wyjazdu,
  • miejsce, do którego się udaje,
  • przewidywany czas trwania wyjazdu,
  • daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu,
  • wysokość przysługującej pracownikowi diety,
  • informacje dotyczące środków transportu, którymi pracownik się posługuje,
  • suma wszystkich wydatków wraz z dokumentami potwierdzającymi ich poniesienie.

Co do ostatniego punktu, warto wiedzieć, że podczas podróży służbowych nie zawsze konieczne jest przechowywanie wszystkich rachunków i faktur. Zgodnie z polskim prawem, jeśli pracodawca nie zapewni na przykład noclegu, pracownik może samodzielnie wybrać miejsce zakwaterowania i otrzymać z tego tytułu stałą kwotę (ryczałt). To samo dotyczy korzystania z transportu publicznego w miejscu wykonywania obowiązków służbowych oraz kosztów związanych z użytkowaniem własnego samochodu (znanych jako "kilometrówka").

Dokument rozliczeniowy delegacji służbowej powinien zatem zawierać wszystkie te informacje, łącznie z precyzyjnymi kosztami (pokrytymi przez pracownika lub w formie ryczałtu).

Rozliczanie krajowych podróży służbowych – dieta

Jak już wspominaliśmy, dieta w przypadku krajowej podróży służbowej przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi aktualnie 45 zł za dobę podroży. Warto jednak dodać, że owa kwota może się różnić w zależności od tego, czy podróż służbowa trwała dłużej niż dobę. Tak też, jeśli podróż służbowa trwa krócej niż dobę, ale czas jej trwania przekracza 12 godzin, to pracownikowi przysługuje pełna dieta w wysokości 45 zł. W przypadku wyjazdu, który będzie trwał poniżej 12 godzin, kwota zmniejsza się o połowę i wynosi 22,50 zł. Jeśli z kolei podróż trwa powyżej doby, to za każdą kolejną rozpoczętą dobę powyżej 8 godzin, otrzymujemy 45 zł.

Warto jednak wiedzieć, że od tych wyliczeń przysługują wyjątki, szczególnie jeśli mamy do czynienia podczas wyjazdu z bezpłatnym wyżywieniem. Wówczas też w zależności od posiłku, kwota diety zostaje pomniejszona o 25% wartości diety, jeśli pracownik otrzymuje darmowe śniadanie lub kolację oraz o 50%, w przypadku bezpłatnego obiadu. Jeszcze inaczej jesteśmy rozliczani, jeśli pracodawca nie zapewnił nam noclegu, a my nie posiadamy rachunków. Wówczas pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety. Dużym ułatwieniem w rozliczeniu podróży służbowej może być zastosowanie inteligentnego tachografu cyfrowego, który z pomocą odpowiedniego oprogramowania automatycznie obliczy kwoty należne pracownikowi zarówno w przypadku wyjazdów krajowych, jak i zagranicznych.

Wysokość ryczałtu za nocleg w przypadku podróży krajowej

Wysokość zwrotów kosztów za nocleg w przypadku pracownika będącego w delegacji i korzystającego z usług hotelowych jest ściśle określona. Aby uzyskać zwrot poniesionych kosztów, pracownik musi dostarczyć dokumentację potwierdzającą wydatek - rachunek. Koszt pobytu w hotelu dotychczas nie mógł przekroczyć 760 zł za noc, jednakże po wprowadzeniu rozporządzenia zmieniającego od 1 stycznia 2023 roku stawki diety, limit ten wzrósł do 900 zł, czyli dwudziestokrotności stawki diety. Istnieją wyjątkowe przypadki, w których można odstąpić od tej reguły, jednakże decyzja musi być uzasadniona. Pracownik nie otrzyma zwrotu za nocleg, jeśli pracodawca stwierdzi, że istniała możliwość powrotu pracownika do jego standardowego miejsca pobytu lub tymczasowego. Ryczałt na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową nie może również przekroczyć sumy udokumentowanej na rachunku.

Rozliczanie delegacji zagranicznych – dieta

W przypadku delegacji zagranicznych sposób rozliczania diety wygląda nieco inaczej, aniżeli w przypadku wyjazdów krajowych. Otóż po pierwsze, wysokość stawki diety została określona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. i poniżej podamy kilka przykładów. Po drugie z kolei, ważny jest także wybrany środek transportu. Do wyboru mamy:

  • Komunikację lądową. W tym przypadku zagraniczna podróż rozpoczyna się w momencie przekroczenia polskiej granicy i kończy również w przypadku ponownego jej przekroczenia w drodze powrotnej.
  • Komunikację morską. Tu liczy się moment wyjścia statku lub promu z polskiego portu. Wyjazd trwa z kolei do chwili ponownego wejścia statku czy też promu do polskiego portu.
  • Komunikacją lotniczą. Podróż w takim przypadku ma swój początek wraz z chwilą startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju w drodze za granicę. Kończy się ona wraz z lądowaniem na pierwszym krajowym lotniku.

Co do samej wysokości stawki diety w przypadku delegacji zagranicznych, jak już wspominaliśmy, zmienia się ona w zależności od naszej wybranej destynacji. Poniżej prezentujemy kilka przykładowych stawek, dla najczęściej uczęszczanych krajów:

  • Czechy – 41€
  • Niemcy – 49€
  • Wielka Brytania – 45£
  • Francja – 55€
  • Włochy – 53€
  • Austria – 57€
  • Hiszpania – 50€
  • Chiny – 55€
  • USA – 59$.

Każda kwota jest podana za dobę. W przypadku gdy doba nie jest pełna, rozliczenie diety zagranicznej uzależnione jest od liczby przepracowanych godzin.

  • Do 8 godzin – otrzymujemy 1/3 diety,
  • 8-12 godzin – przysługuje nam 1/2 diety,
  • Powyżej 12 godzin – pełna dieta.

Rozliczanie delegacji kierowcy - kilometrówki

Kilometrówki podczas podróży służbowej naliczane są w przypadku, gdy pracownik do wyjazdu używa własnego samochodu. Wówczas też przysługuje mu zwrot kosztów transportu. Stawki za każdy przebyty kilometr są uzależnione od pojemności silnika oraz rodzaju pojazdu. Poniżej prezentujemy stawki w zależności od środka transportu:

  • 0,42 zł – w przypadku motoroweru,
  • 0,69 zł – jeśli użyjemy motocykla,
  • 0,89 zł – w przypadku samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3,
  • 1,15 zł – w przypadku wyboru samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3.

Co istotne, przejechane trasy powinny znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu, która jest stworzona na potrzeby rozliczenia delegacji oraz prowadzonej na podstawie wskazania licznika pojazdu. W przypadku kilometrówki nie może być przekroczonych ponadto ustawowych limitów.

Zmiany w przypadku zagranicznych podróży służbowych dla zawodowych kierowców

Niestety, wraz z nowym rozporządzeniem i wprowadzeniem Pakietu Mobilności I UE nastąpiły zmiany w przypadku zagranicznych wyjazdów służbowych. Nowe regulacje mają wpływ na pracowników zatrudnionych jako kierowcy zawodowi, którzy realizują trasy międzynarodowe. Zgodnie z obowiązującym od 2 lutego 2022 roku Pakietu Mobilności I UE, wprowadzonym na podstawie unijnej Dyrektywy nr 2020/1057 z 15 lipca 2020 roku, jedną z głównych zmian jest wyeliminowanie delegacji zagranicznych dla kierowców zawodowych. W rezultacie kierowca, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, nie będzie już uznawany za podróżującego służbowo i w konsekwencji nie otrzyma diety dla kierowców, która dotychczas stanowiła część jego wynagrodzenia.

Dlatego też tak bardzo pomocny w takich sytuacjach jest inteligentny tachograf cyfrowy DTCO 4.1, który nie tylko spełnia wszelkie regulacja związane z najnowszym Pakietem Mobilności, ale także przestrzega wszelkich wymogów prawnych. Co za tym idzie, kierowcy nie muszą się praktycznie w ogóle do niego przyzwyczajać i uczyć jego obsługi. DTCO 4.1 doskonale rejestruje czas pracy zarówno w przypadku wyjazdów krajowych, jak i zagranicznych, automatycznie po przekroczeniu granicy kraju. Co uniemożliwia błędne naliczenie delegacji za podróż zagraniczną.

Artykuł przygotowany we współpracy z rozliczkierowce.pl