Zarządzanie flotą pojazdów to bardzo istotny aspekt dla wielu firm, niezależnie od ich wielkości czy branży. Efektywna polityka flotowa może przyczynić się bowiem do oszczędności, zwiększenia bezpieczeństwa oraz optymalizacji operacji logistycznych. Dlatego też tak bardzo ważna w tej kwestii jest polityka flotowa, czyli kompleksowy plan zarządzania flotą pojazdów, który określa zasady korzystania, utrzymania, napraw, a także przypisania i monitorowania czasu pracy pojazdów służbowych. Jest to istotny element w zarządzaniu flotą, który pozwala firmom na efektywną kontrolę kosztów, poprawę bezpieczeństwa oraz zminimalizowanie ryzyka związanego z użytkowaniem pojazdów. Poniżej postaramy się przedstawić szczegółowy przewodnik, który pomoże Ci stworzyć skuteczną i dobrze dostosowaną do potrzeb firmy politykę flotową.

Czym jest polityka flotowa? 

Polityka flotowa, nazywana również procedurą flotową, to w dużym skrócie dokument, który ustala standardy, procedury i zasady dotyczące zarządzania flotą pojazdów w firmie. Stanowi ona wytyczne, których pracownicy powinni przestrzegać. Polityka ta obejmuje szeroki zakres zagadnień, takich jak wybór i zakup pojazdów, ubezpieczenia, konserwacja, utrzymanie, kontrola kosztów, a także procedury awaryjne i wypadkowe. Co prawda w świetle obecnie obowiązujących przepisów właściciele firm nie mają obowiązku sporządzania takich regulaminów, warto jednak mimo to wprowadzić je w przedsiębiorstwie, by móc cieszyć się uporządkowaniem wielu aspektów.. Taki dokument ponadto w dużej mierze usprawnia system zarządzania flotą – jasne określenie sposobu korzystania przez pracowników z floty pojazdów służbowych pozwala pracodawcy uniknąć w przyszłości niepotrzebnych sporów kompetencyjnych oraz określić jasne warunki eksploatacji pojazdu.

Dlaczego potrzebujemy polityki flotowej? 

Polityka flotowa, znana również jako car policy, to jak już wiemy wewnętrzny dokument firmy, który jasno definiuje prawa i obowiązki pracowników w kontekście korzystania z samochodów służbowych. To nieoceniony dokument dla wielu firm zarządzających flotą, niezależnie od jej rozmiaru, ponieważ tak jak wspomnieliśmy nieco wyżej, może odgrywać kluczową rolę w rozstrzyganiu ewentualnych sporów i sytuacji spornych.

Stworzenie polityki flotowej to zadanie, które powinno być bardziej skomplikowane niż jedynie sporządzenie podstawowych zasad przez osobę odpowiedzialną za flotę pojazdów i przesłanie ich drogą mailową do pracowników posiadających uprawnienia do korzystania z samochodów firmowych. Najlepsze podejście to takie,, które angażuje bezpośrednio najwyższe kierownictwo, akceptujące pełną treść dokumentu. To daje mu dopiero odpowiednią wagę i zobowiązuje każdego pracownika, bez wyjątku, do przestrzegania jego wytycznych - od prezesa aż po członków zarządu. Istotna zasada funkcjonowania polityki flotowej mówi o równym traktowaniu pracowników na różnych szczeblach hierarchii - od pracowników operacyjnych, przez menedżerów, aż po dyrektorów.

Regulacje dotyczące korzystania z floty pojazdów służbowych 

Pomijając ogólną naturę dobrowolności, jeśli chodzi o tworzenie polityki flotowej, istnieją sytuacje, kiedy formalizacja zasad udostępniania pracownikom samochodów służbowych staje się nieodzowna. Nowe przepisy z 2004 roku dotyczące podatku VAT potwierdzają taką potrzebę. Zgodnie z nimi, możliwość odliczenia tego podatku od zakupu samochodu na firmę (a także wszelkich kosztów związanych z jego eksploatacją) istnieje tylko wtedy, gdy pojazd firmowy jest wykorzystywany wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa. Aby potwierdzić tę kwestię i uniknąć potencjalnych kontroli ze strony organów skarbowych, konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu każdego samochodu.

W przypadku dużych flot samochodowych, skomplikowany nadzór nad nimi może stanowić wyzwanie. W takiej sytuacji dokument, który jasno określa zasady wykorzystania pojazdów służbowych do celów prywatnych, może okazać się niezwykle pomocny i znacznie ułatwić pracę osobie odpowiedzialnej za zarządzanie flotą. Jak więc przygotować taki dokument i jakie powinien zawierać kluczowe elementy?

Krok po kroku: jak stworzyć politykę flotową

Prawidłowe skonstruowanie polityki samochodowej jak już wiemy, może w znacznym stopniu usprawnić zarządzanie flotą pojazdów. W konsekwencji całe przedsiębiorstwo będzie pracowało płynniej. Jak więc podejść do stworzenia takiej polityki? Poniżej przedstawiamy Wam to krok po kroku:

Analiza potrzeb firmy 

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza potrzeb firmy. Określ, ile pojazdów będzie potrzebnych, jakie będą ich rodzaje, przeznaczenie i specyfikacje techniczne. Rozważ również, czy wybór samochodów elektrycznych może być dla firmy korzystny.

Określenie celów polityki flotowej 

Określ cele, jakie chcesz osiągnąć dzięki polityce flotowej. Czy zależy Ci na redukcji kosztów, poprawie ekologiczności floty, czy może zwiększeniu bezpieczeństwa?

Wybór rodzaju pojazdów 

Wybierz rodzaje pojazdów, które najlepiej odpowiadają potrzebom firmy. Czy będą to samochody osobowe, dostawcze, czy może ciężarówki? Rozważ także kwestie związane z ekologicznością i kosztami paliwa.

Kwestie dotyczące finansowania 

Zdecyduj, czy lepszym rozwiązaniem będzie zakup, leasing czy może wynajem pojazdów. Oceń różnice w kosztach i korzyściach, jakie niesie ze sobą każda z opcji.

Zarządzanie utrzymaniem i naprawami 

Określ procedury związane z konserwacją, serwisem i naprawami pojazdów. Wskazówki dotyczące regularnych przeglądów technicznych, terminów wymiany opon czy oleju mogą znacząco wpłynąć na długoterminową efektywność floty.

Wybór dostawców usług flotowych 

Dokładnie przemyśl, z którymi dostawcami chcesz współpracować w zakresie ubezpieczeń, serwisu, a także monitorowania pojazdów. Upewnij się, że są to renomowane firmy oferujące wysoką jakość usług.

Monitorowanie i raportowanie 

Ustal system monitorowania pojazdów, który pozwoli na śledzenie trasy, prędkości, zużycia paliwa, czasu pracy kierowcy, czasu pracy pojazdu oraz innych istotnych parametrów. Regularne raporty pomogą w analizie wydajności floty i ewentualnych obszarów do poprawy. W tym miejscu warto zapoznać się z funkcjonalnością tachografów, by wybrać najlepszy model. Więcej na ten temat znajdziesz TUTAJ.

Wprowadzenie zmian i doskonalenie polityki 

W końcu należy wspomnieć o tym, że polityka flotowa powinna być elastyczna i dostosowywana do zmieniających się potrzeb firmy oraz nowych technologii. Planuj regularne przeglądy i ewentualne modyfikacje, aby utrzymać ją na bieżąco.

Korzyści wynikające z polityki flotowej 

Wprowadzenie efektywnej polityki flotowej może przynieść firmie wiele korzyści. Najważniejsze z nich to:

  • Oszczędności finansowe: Dzięki starannie zaplanowanej polityce flotowej firma może kontrolować i ograniczać koszty związane z zakupem, utrzymaniem i naprawami pojazdów.
  • Zwiększenie bezpieczeństwa: Odpowiednia polityka flotowa może przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa pracowników, ograniczenia ryzyka wypadków oraz przestrzegania przepisów ruchu drogowego.
  • Efektywność operacyjna: Poprzez skuteczne zarządzanie flotą, firma może zoptymalizować operacje logistyczne, minimalizując czas i koszty związane z przemieszczaniem się pracowników.
  • Zwiększenie kontroli: Polityka flotowa umożliwia firmie lepszą kontrolę nad pojazdami i ich użytkowaniem, co prowadzi do lepszego wykorzystania zasobów.

Tworzenie regulaminu polityki flotowej 

Kluczowym elementem polityki flotowej jest oczywiście jej regulamin. Warto zawrzeć w nim m.in.:

Zasady korzystania z pojazdów służbowych

Określ, kto i czy w ogóle ma prawo korzystać z pojazdów służbowych i w jakich celach. Czy będą to tylko pracownicy, czy może także osoby spoza firmy?

Warunki przydzielania pojazdów pracownikom

Określ kryteria przydzielania pojazdów pracownikom. Czy będą to stanowiska, liczba przejechanych kilometrów, czy może inny wskaźnik?

Procedury awaryjne i wypadkowe

Wprowadź procedury postępowania w przypadku awarii lub wypadku. To ważne, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, jak działać w sytuacjach kryzysowych.

Kwestie dotyczące użytkowania i serwisowania

W regulaminie zapisz zasady użytkowania pojazdów, takie jak zakaz palenia w samochodzie czy konieczność dbania o czystość. Wskazówki dotyczące serwisowania i przeglądów technicznych również powinny znaleźć się w tej sekcji.

Wdrażanie polityki flotowej w firmie 

Etap wdrażania polityki flotowej wiąże się z komunikacją z pracownikami i zapoznawaniem ich z nowymi zasadami. Zorganizuj w związku z tym szkolenia lub prezentacje, aby wyjaśnić, jak będzie funkcjonować nowa polityka.

Przy wdrażaniu polityki flotowej niezwykle ważny będzie również monitoring oraz kontrola. W końcu wdrożenie polityki to nie koniec procesu. Regularnie monitoruj jej skuteczność i przestrzeganie przez pracowników. Analizuj raporty z monitoringu pojazdów i reaguj na ewentualne naruszenia. Zapewnij ponadto pracownikom stały dostęp do informacji i wskazówek dotyczących korzystania z pojazdów. Edukacja może być kontynuowana poprzez newslettery, szkolenia czy dostęp do platformy online.

Czy w sprawniejszym wykonywaniu pracy może nam pomóc dedykowane narzędzie?

Odpowiedź jest bardzo prosta – jak najbardziej. Jeśli wybierzemy odpowiednie narzędzie, to będziemy w stanie zapomnieć o wszelkich kłopotach organizacyjnych. Jednym z nich bez dwóch zdań jest VDO Fleet Tachograph Management, czyli użyteczne narzędzie do codziennej pracy – zajmujące się od zgodności z przepisami oraz unikania naruszeń, aż po układanie harmonogramów zleceń, koordynacji pojazdów i kierowców oraz podejmowania właściwych decyzji biznesowych!

Zapewnij więc sobie większą wydajność i bezpieczeństwo dzięki VDO Fleet Tachograph Management. Jest to bowiem program, który zaoszczędzi Twój czas i pieniądze poprzez terminowe przypominanie o pobraniu danych, które są wymagane prawem, automatyczne tworzenie szczegółowych raportów, wyświetlanie karty wyników, która w porę ostrzega nas o naruszeniu przepisów przez kierowcę czy też dostęp do zarządzania wszelkimi danymi z dowolnego miejsca na ziemi, dzięki umieszczeniu danych w bezpiecznej chmurze.