W dzisiejszych czasach zarządzanie flotą samochodową stało się nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe firmy coraz częściej decydują się na utworzenie i skuteczne zarządzanie flotą pojazdów, mające na celu usprawnienie działania całej organizacji. Car fleet management obejmuje bowiem nie tylko obsługę samochodów służbowych, ale także kwestie związane z finansowaniem, utrzymaniem technicznym auta, jak i jego ubezpieczeniem. Takie rozwiązanie niewątpliwie przynosi car fleet managerowi wiele korzyści. Dlatego też poniżej przyjrzymy się bliżej car fleet managementowi - czemu on służy, jakie są jego zalety oraz jak można go efektywnie wdrożyć w praktyce.

Czym jest flota samochodowa?

Zanim przejdziemy do omawiania aspektów związanych stricte z car fleet managementem, warto najpierw przynajmniej pokrótce wspomnieć, czym jest flota samochodowa. Jest to bowiem nic innego zbiór pojazdów należących do jednego podmiotu, takiego jak firma czy instytucja. Może to być kilka, kilkanaście lub nawet kilkaset samochodów, w zależności od skali działalności i potrzeb danej organizacji. Flotę samochodową możemy także podzielić na różne kategorie, takie jak samochody służbowe, dostawcze, ciężarowe czy też pojazdy użytkowane przez pracowników w celach prywatnych.

Flota pojazdów łączy w sobie efektywność i ekonomię 

Posiadanie floty pojazdów jest aktualnie wręcz nieodzownym elementem każdej większej firmy czy instytucji. Jako że floty najczęściej wraz z rozwojem przedsiębiorstwa się rozwijają, to też niezbędne jest zatrudnienie car fleet managera, który będzie odpowiedzialny za sprawność i pełne wykorzystanie floty pojazdów. By jednak usprawnić i ułatwić pracę zarządcy, warto zainwestować w car fleet management, który łączy w sobie efektywność i ekonomię.

Obszar związany z działalnością flotową cały czas przechodzi dynamiczny rozwój – zarówno jeśli mówimy o przedsiębiorstwach, jak i firmach świadczących usługi dla flot, czyli chociażby o autoryzowanych stacjach, w których przeprowadzana jest kompleksowa obsługa floty samochodowej.  W związku z tym mamy również do czynienia z tak szybkim rozwojem i wręcz nieodzowną pomocą ze strony car fleet managementu.

Zarządzanie flotą samochodową – jakie są kluczowe elementy? 

Skuteczne zarządzanie flotą samochodową wymaga uwzględnienia kilku kluczowych elementów. Zaliczamy do nich przede wszystkim:

  • Wybór odpowiedniej floty - dobór pojazdów uwzględniający potrzeby i charakter działalności organizacji.
  • Monitorowanie pojazdów - wykorzystanie systemów GPS do śledzenia lokalizacji pojazdów i monitorowania ich wykorzystania.
  • Regularne serwisowanie i konserwacja - dbanie o techniczną sprawność pojazdów, aby uniknąć awarii i zapewnić bezpieczeństwo kierowców.
  • Optymalizacja tras - planowanie najbardziej efektywnych tras w celu zmniejszenia zużycia paliwa i oszczędności czasu.
  • Kontrola kosztów - monitorowanie i ograniczanie kosztów związanych z eksploatacją floty, takich jak paliwo, naprawy, ubezpieczenie itp.
  • Bezpieczeństwo - wprowadzenie odpowiednich procedur i szkoleń dla kierowców w celu minimalizacji ryzyka wypadków drogowych.
  • Analiza danych - zbieranie, analiza i raportowanie danych dotyczących zużycia paliwa, kosztów utrzymania, wypadków itp., w celu podejmowania informowanych decyzji.

Czym jest car fleet management? 

Jak już widzimy, samodzielne zarządzanie, szczególnie dużą flotą pojazdów może stanowić duże wyzwanie i obciążenie nawet dla doświadczonego zarządcy. Dlatego też w takim przypadku najlepiej sprawdzi się spersonalizowana usługa zarządzania flotą samochodową, czyli car fleet management. Jest to kompleksowy proces zarządzania i nadzoru nad pojazdami należącymi do organizacji. Jego celem jest przede wszystkim optymalizacja wykorzystania floty, zapewnienie bezpieczeństwa oraz minimalizacja kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem samochodów.

Car fleet management na bieżąco monitoruje stan pojazdów, przypomina nam, chociażby o zbliżających się terminach związanych z opłatą polisy ubezpieczeniowej, przeprowadzeniem przeglądu technicznego czy wymianie opon. To jednak nie wszystko, bowiem do zadań związanych z car fleet managementem należy również m.in.:

  • Zakup i wynajem pojazdów - odpowiednie dobieranie i dostosowywanie floty do potrzeb organizacji.
  • Utrzymanie pojazdów w dobrym stanie technicznym - regularne przeglądy, serwisowanie, naprawy.
  • Planowanie tras i monitorowanie lokalizacji pojazdów - wykorzystywanie technologii GPS do śledzenia floty i optymalizacji tras.
  • Kontrola kosztów eksploatacji - monitoring zużycia paliwa, kosztów napraw, ubezpieczenia itp.
  • Zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi - dobór i negocjacje umów z firmami ubezpieczeniowymi.
  • Raportowanie i analiza danych - generowanie raportów dotyczących zużycia paliwa, kosztów utrzymania, wypadków itp.

Ponadto w ramach zarządzania flotą pojazdów, firma zobowiązana jest także do przeprowadzania kontroli kierowców. Korzystając z usług car fleet management, możemy być zatem pewni, że zatrudnione osoby posiadają ważne prawo jazdy oraz aktualne badania okresowe. Jest to rozwiązanie, gdzie przedsiębiorca nie ponosi praktycznie żadnego ryzyka, związanego z obsługą i serwisowaniem aut, dlatego też CFM z roku na rok cieszy się coraz większą popularnością na rynku.

Jakie usługi są świadczone w ramach zarządzania flotą pojazdów? 

Jak już informowaliśmy powyżej, car fleet management składa się z wielu usług, które finalnie umożliwiają bezpieczne i profesjonalne zarządzania każdą flotą samochodową. Głównym celem CFM jest bowiem osiągniecie jak największych korzyści finansowych dla przedsiębiorcy. W związku z tym taki system sprawdzi się najlepiej w dużych przedsiębiorstwach (głównie transportowych), gdzie zarówno liczba aut, jak i kierowców jest bardzo duża.

Warto mieć na uwadze, że usługi świadczone w ramach car fleet management obejmują również skuteczne administrowanie zarówno w wariancie administracyjnym, operacyjnym, jak i technicznym. Specjaliści odpowiedzialnie za te aspekty dbają o niezawodne serwisowanie, raportowanie, ubezpieczania czy też obsługę kart paliwowych i innych usług. Wynika z tego, że platforma CFM jest wielofunkcyjna oraz intuicyjna, dzięki czemu sprawdzi się „w rękach” każdego przedsiębiorcy. Jeśli już jesteśmy na tym etapie, to warto wspomnieć, że przedsiębiorca korzystający z usług car fleet management otrzymuje dostęp do wielu specjalistycznych narzędzi, które usprawniają funkcjonowanie firmy. Mówimy tu, chociażby o systemie monitoringu GPS, dzięki któremu możemy doskonale oszacowywać optymalne trasy, wydajność floty oraz obliczyć jej średnie spalanie, co następnie przekłada się na spore oszczędności.

Rola car fleet managera w efektywnym zarządzaniu flotą 

Fleet manager, czyli menedżer floty, odgrywa kluczową rolę w efektywnym zarządzaniu flotą samochodową. To w końcu osoba odpowiedzialna za koordynację wszystkich działań związanych z flotą pojazdów. Dlatego też jego zadania obejmują takie zadania jak:

  • Wybór i zakup odpowiednich pojazdów do floty.
  • Monitorowanie lokalizacji i wykorzystania pojazdów.
  • Koordynacja serwisowania i napraw pojazdów.
  • Planowanie tras i optymalizację wykorzystania floty.
  • Kontrola kosztów związanych z eksploatacją floty.
  • Współpraca z dostawcami i firmami ubezpieczeniowymi.
  • Zarządzanie kierowcami i szkoleniami w zakresie bezpiecznej jazdy.
  • Analiza danych i generowanie raportów dotyczących floty.

Specjalista ds. floty samochodowej - dlaczego warto zatrudnić taką osobę? 

W przypadku szczególnie większych organizacji, zatrudnienie specjalisty ds. floty samochodowej może przynieść wiele korzyści. Taka osoba posiada bowiem specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w zakresie zarządzania dużą ilością aut firmowych. Poniżej prezentujemy kilka powodów, dla których szczególnie warto zatrudnić specjalistę ds. floty samochodowej:

  • Profesjonalna wiedza - specjalista ds. floty samochodowej posiada szeroką wiedzę na temat najlepszych praktyk zarządzania flotą, co pozwala na optymalizację procesów i kosztów.
  • Skuteczne planowanie i organizacja - specjalista ds. floty samochodowej jest w stanie skutecznie planować i organizować działania związane z flotą, takie jak przeglądy techniczne, naprawy, zakupy itp.
  • Kontrola kosztów – odpowiedzialna osoba potrafi analizować i kontrolować koszty związane z eksploatacją floty, co przekłada się następnie na oszczędności dla organizacji.
  • Bezpieczeństwo - specjalista ds. floty samochodowej może wprowadzić także procedury i szkolenia dla kierowców, aby minimalizować ryzyko wypadków drogowych i zwiększyć bezpieczeństwo floty.
  • Skuteczna komunikacja z dostawcami i firmami ubezpieczeniowymi – osoba odpowiedzialna za zespół pojazdów firmowych potrafi efektywnie negocjować umowy z dostawcami i firmami ubezpieczeniowymi, co może przynieść korzyści finansowe dla organizacji.

Główne zalety car fleet managementu 

Efektywne zarządzanie flotą samochodową przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. W związku z tym na koniec zebraliśmy główne zalety, jakie wynikają z korzystania z usług car fleet managementu:

  • Optymalizacja kosztów - skuteczne zarządzanie flotą pozwala na kontrolę i minimalizację kosztów związanych z eksploatacją samochodów, co przekłada się na oszczędności finansowe.
  • Poprawa efektywności - monitorowanie lokalizacji pojazdów i planowanie optymalnych tras umożliwia zwiększenie efektywności wykorzystania floty i oszczędność czasu.
  • Zwiększenie bezpieczeństwa - wprowadzenie odpowiednich procedur i szkoleń dla kierowców może przyczynić się do zmniejszenia liczby wypadków drogowych i zwiększenia bezpieczeństwa floty.
  • Lepsza kontrola - systematyczne raportowanie i analiza danych dotyczących floty umożliwiają lepszą kontrolę procesów i podejmowanie trafnych decyzji.
  • Poprawa wizerunku firmy - dbanie o flotę samochodową i zapewnienie jej dobrego stanu technicznego przyczynia się do pozytywnego wizerunku firmy w oczach Klientów i partnerów biznesowych.